独身平民のまったりブログ

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立つ鳥跡を濁さず!引き継ぎ作業をスムーズに行う上で大切なこと

 

以前に少しだけ触れました引き継ぎ作業、めでたく終了しました!

やったー!

 

簡単な経緯はこちらに。お時間があればご覧ください。

www.matarisibuyako.work

 

真新しいこの経験を踏まえまして。

本日は、スムーズな引き継ぎを行うために重要なポイントをまとめてみました。

 

引き継ぎを行う予定の方は、実践できそうなものから参考にしてみてくださいね。

 

 

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引き継ぎ用資料は必ず用意する!

 

口頭説明オンリーの引き継ぎは極力避けるべき。

今回、身を持って学びました……(ゲッソリ)

 

資料を作るのはとても手間ではあります。

しかし、どれほど手間であろうが、絶対に作っておいたほうが良いです。

エクセルでも、紙でも、なんでも大丈夫。

教える側と教わる側で共有できるように、事前に準備しておきましょう。

 

引き継ぎ側は、資料を見ながら教えて、教え終わった項目に完了印をつけていく。

引き継がれる側は、不足部分や躓いた部分を自分で付け加えていく。

こうすれば、お互いに引き継ぎ進捗状況を把握しやすいのでオススメです。

教え忘れを防げますし、教えた教わってない問答の防止策にもなって一石二鳥!

 

全部自分でメモれ! と、思われる方もいるかも知れませんが。

実は、引き継ぎ中のメモ取りって、それ自体が結構な負担になっているんですよ。

 

学生時代を思い出してください。

授業を聞きながらの板書、完璧に出来ましたか?

先生の話、きちんと頭に入っていましたか?

 

人間が同時に出来ることなど、たかが知れているのです。

 

また、教わる側は作業の全体像を掴めていないため、ぶつ切りメモになりがちです。

現行業務の全工程が見えているのは、間違いなく引き継ぎを行う側。

それに、相手が一から十までメモる時間のロスも惜しいですよね。

教わる側のメモも大切ですが、資料は引き継ぎ側で準備しておきましょう。

 

 

伝授後は一通り一緒にタスクを行ってみる

 

「聞いた時はわかったけど、いざ自分ひとりでやってみたら出来なかった」

 

コレ、引き継ぎあるあるです。ホントに。

 

ひととおり教え終わったら、その工程を最初から最後まで一緒にやってみましょう。

一度伝えただけで完璧にこなせる人間などいません。

教えっぱなしにせず、理解度を確認しておくのも大切です。

 

教えた直後に不明点の有無を聞いても、

聞いたばかりの状態では何が分からないのかが分からないもの。

ザックリでも、駆け足でもいいので、一緒に作業を完了させてみましょう。

 

時間がないのは分かります。

もっと早く引き継がせろや会社ぁ!と叫びたくなるのも分かります。

 

それでも、ここはスッキリ業務を引き継ぐための踏ん張りどころ。

 

教わる側にとって「一度やった・出来た」という記憶は大切です。

始めて教わった者にとって、その経験の有無は大きな差となります。

 

ゆっくりでも作業が出来るという状態は、是非とも実地確認しておきましょう。

 

 

「これくらい分かるはず」は絶対にNG!

 

相手はあなたではありません。

また、同じ職種の業務であっても、やり方は会社ごとに違います。

相手が経験のある方であっても、一から十まで教えるくらいの気持ちで挑みましょう。

 

ひとつの会社に長く勤めていた方は要注意です。

自分が常識だと思っていたことは、

その会社、あるいは部署や支部特有のものかも知れません。

初めて聞く人間にとってはなんじゃそりゃとしか思えないことは意外とあるものです。

 

これくらい知っていて当然、という思い込みは捨てましょう。

また、物の置き場所、関連部署や人、報告方法などはしっかり伝えましょう。

初めて見聞きする人にとって、それらは絶対に知りえないことなので。

 

 

 

これらに加えて、話しやすい関係を作っておくとなお良いです。

引き継ぎのスムーズさが全然違います。

私には無理でしたが。

 

この点、以前から触れておりますB夫さんは、すごかったですね。

コミュ障の私ですら気軽に質問できる雰囲気作り、流石としか言えません。

私には無理でしたが。

大事なことなので二回。

 

 

それでも、引き継ぎ作業自体はスムーズに終わりました。

上記のポイントを押さえ、B夫さんの引き継ぎ継がれ作業をイチ抜けでクリア!

 

なかなかしんどかったですが、良い勉強になりました。

近々退職や就職・転職の予定がある方にも、参考になる部分があれば嬉しいです!

 

 

 

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